Op dit moment ligt een wetsvoorstel voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon, welke gecertificeerd en geregistreerd is, binnen álle bedrijven vanaf 10 mewerkers of meer. Hiermee heeft iedere werknemer straks wettelijk recht op toegang tot een Vertrouwenspersoon.
Wet bescherming klokkenluiders beschermt werknemers die vermoedelijke misstanden in een bedrijf aan de kaak stellen. Deze Wet vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders. Sinds 2019 is er een nieuwe Europese richtlijn die klokkenluiders beter zal beschermen. De implementatiewet wijzigt de naam van de Wet Huis voor klokkenluiders in Wet bescherming klokkenluiders. De inwerkingtreding van het grootste deel van de wet zal snel volgen. Hiervoor is een inwerkingtredingsbesluit in voorbereiding. Organisaties met meer dan 50 werknemers zijn verplicht een integriteitsbeleid te hebben met een interne meldregeling. De vertrouwenspersoon maakt hier onderdeel vanuit. Een vertrouwenspersoon kan worden benaderd als medewerkers vermoedens hebben van: onregelmatigheden, integriteitsincidenten.
Een vertrouwenspersoon biedt in eerste een luisterend oor. Iemand bij wie een medewerker in een veilige omgeving zijn verhaal kwijt kan over ongewenste ervaringen. Ook biedt de vertrouwenspersoon handvatten voor mogelijke oplossingen. Of een medewerker daar gebruik van maakt, bepaalt hij of zij zelf. Let op: Een vertrouwenspersoon lost problemen niet op.
Een vertrouwenspersoon hoeft ook niet per sé werkzaam te zijn binnen een bedrijf. Ik ben immers een ook externe vertrouwenspersoon. Bij kleine(re) bedrijven met weinig medewerkers is wellicht een externe vertrouwenspersoon beter. Maar ook voor grotere bedrijven kan een externe vertrouwenspersoon een goede oplossing zijn. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bang zijn dat bepaalde informatie op de HR-afdeling of elders in de organisatie terechtkomt. Daarnaast moet een werkgever flink investeren in een interne vertrouwenspersoon. Denk aan tijd, capaciteit, opleiding en budget. Soms is het dus juist beter om voor een externe partij te gaan.
Zoals in dit voorbeeld:
Johan van de salarisadministratie heeft met zijn directe collega Marian een vervelend conflict. Marian zou daarom graag met een vertrouwenspersoon hier over praten, maar de interne vertrouwenspersoon is buiten werktijd een vriend van Johan, zij gaan veel privé met elkaar om. Daarom gaat Marian het gesprek niet aan en gaat er meer tijd overheen voordat aan een oplossing voor het conflict gewerkt kan worden. Uiteindelijk belanden ze voor de rechtbank en kost het de werkgever veel extra geld om nog maar te zwijgen van de imagoschade welke het bedrijf oploopt.
- Er is aantoonbaar aandacht voor een veilige en plezierige werkomgeving voor alle medewerkers.
- Medewerkers kunnen in vertrouwen bij iemand terecht met wie ze kunnen praten over ongewenst gedrag of integriteitsissues.
- Problemen, vragen of issues kunnen sneller en veiliger worden opgepakt.
- Een goede werksfeer leidt tot een hogere productie en lagere kosten.
Ziekteverzuim kan worden teruggedrongen; ongewenste omgangsvormen kunnen leiden tot (langdurig) ziekteverzuim of onnodig verloop.
Taken van een (externe) vertrouwenspersoon zijn:
- Medewerkers die ongewenst gedrag melden opvangen, begeleiden, adviseren en doorverwijzen.
- Medewerkers ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de behandeling daarvan.
- Nazorg verlenen aan de melder van ongewenst gedrag.
- Informatie en voorlichting geven aan medewerkers over hun rol binnen de organisatie.
- Een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen en daarover jaarlijks rapporteren aan de werkgever.
Kwaliteiten van een Vertrouwenspersoon:
- Levenservaring.
- Inlevingsvermogen.
- Evenwichtige persoonlijkheid.
- Organisatiesensitief.
- Om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en met weerstand.
- Reflecteren op eigen gedrag en dat van de ander.
- Onafhankelijk opstellen.
- Kennis van hoe organisatie werken.
- Voelsprieten voor interne (machts)verhoudingen.
- Toegankelijk en bereikbaar.
- Bereid tot regelmatig overleg met collega-Vertrouwenspersonen en intervisie.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden.
- Fijne gesprekspartner.
- Goed en professioneel adviseur.
De definitie luidt: ‘Gedrag dat als grensoverschrijdend of kwetsend wordt ervaren en tot doel of gevolg heeft dat een medewerker zich niet langer veilig voelt op de werkplek.’ Voorbeelden zijn pesten, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Maar ook bepaalde humor kan ongewenst zijn, bijvoorbeeld wanneer dit gelinkt is aan afkomst of geloof.
Er zijn verschillende opties om ongewenst gedrag aan te pakken. Soms lost de medewerker – samen met een vertrouwenspersoon – het zelfstandig op, samen met de veroorzaker of de leidinggevende en eventueel met een conflictbemiddelaar. Als het op één van deze manieren niet lukt, zal gekeken worden naar andere oplossingen. Bijvoorbeeld een officiële klacht indienen bij de klachtencommissie. Niet alle meldingen leiden dus automatisch tot een klachtenprocedure. De vertrouwenspersoon kan de melder bij alle stappen ondersteunen en proberen grotere problemen te voorkomen, in samenwerking met bedrijfsartsen, HR-adviseurs en leidinggevenden.
Een vertrouwenspersoon heeft absoluut geheimhoudingsplicht. Het gesprek dat een medewerker met de vertrouwenspersoon heeft, is strikt vertrouwelijk en wordt niet met anderen gedeeld, tenzij de medewerker uitdrukkelijk toestemming geeft. De vertrouwenspersoon moet zich verder houden aan de AVG-privacyregels.
Een vertrouwenspersoon geeft dus ook niet zomaar informatie af aan de werkgever, tenzij de melder daarmee expliciet akkoord gaat. In het jaarverslag wordt wel een totaaloverzicht gegeven van de meldingen, maar deze mogen niet herleidbaar zijn tot personen.
Dat weet je maar nooit. Niet elk gedrag is altijd zichtbaar en niet iedereen durft zich er over uit te spreken. Maar ook zonder signalen kan er sprake zijn van ongewenst gedrag. Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 5 medewerkers geconfronteerd wordt met pestgedrag, discriminatie of (seksuele) intimidatie. Een (anoniem) medewerkertevredenheidsonderzoek waarin deze onderwerpen aan de orde komen, kan veel informatie geven.
Voorbeeld:
Ellis wordt aangenomen als de nieuwe collega van Jan. Jan werkt inmiddels al weer 25 jaar bij het bedrijf en kan wel een potje maken en breken. Iedereen vindt Jan een aimabele vent, maar dat hij af en toe een enorme woede-uitbarsting heeft, weet alleen Ellis die er vanaf het begin mee geconfronteerd wordt. Dingen die fout gaan, zijn volgens Jan altijd de schuld van Ellis, ook al is het aantoonbaar niet zo. Hij ‘vergeet’ haar door te geven dat ze ook is uitgenodigd voor de vrijmibo die een keertje bij collega André wordt georganiseerd en Jan geeft haar vooral de rotklusjes. Ellis heeft er veel last van. Zo slaapt ze slecht, piekert veel en heeft vaker last van hoofdpijn. Ze peilt voorzichtig bij de andere collega’s hoe zij over Jan denken, maar niemand schijnt door te hebben hoezeer het gedrag van Jan Ellis persoonlijk raakt. Uiteindelijk heeft Ellis de moed om het probleem bespreekbaar te maken bij de externe vertrouwenspersoon en kiest Ellis voor de optie om het daarna te bespreken met hun direct leidinggevende. Deze leidinggevende schrikt weliswaar van het verhaal van Ellis, maar pakt het goed op en zorgt dat alle partijen samen om tafel gaan en het bespreken. Bij dit gesprek blijkt dat Jan zich behoorlijk geïntimideerd voelt door de komst van Ellis en thuis gaat het ook niet zo goed met hem. Jan is bang dat Ellis op zijn baan aast. Het wordt duidelijk uitgesproken dat dat niet het geval is en Jan is zich nu ook bewust van wat hij Ellis heeft aangedaan. Hij biedt zijn excuses aan en de leidinggevende monitort of het na het gesprek beter gaat. Dat is gelukkig zo; Ellis en Jan worden zelfs twee handen op één buik. Het resultaat: een blijere Ellis, een leidinggevende die weer iets heeft geleerd, Jan die beter in zijn vel zit en daarmee ook beter presteert en géén ziekmelding van Ellis.
Een LVV-gecertificeerde vertrouwenspersoon is deskundig opgeleid volgens de eisen van het wetsvoorstel voor het verplicht stellen van vertrouwenspersonen binnen elke organisatie en zorgt voor jaarlijkse bijscholing.
Werkgevers moeten alle medewerkers actief laten weten dat er een vertrouwenspersoon is en hoe ze deze kunnen bereiken. Uit onderzoek van het ministerie van SZW blijkt dat dit niet altijd het geval is. Goede plekken om deze informatie te delen zijn het intranet, het personeelshandboek, de nieuwsbrief, meetings en op flyers in de kantine.
Gesprekken kunnen zowel binnen de eigen organisatie plaatsvinden als op een externe locatie, naar de wens van de medewerker. Ik beschik over een heel fijn kantoor aan huis en daar is men ook altijd welkom. Zo waarborg ik in ieder geval de anonimiteit en vertrouwelijkheid nog meer.